반년쯤 노션을 쓰다 보면 사이드바가 이런 모습이 됩니다: 이름만 보고는 뭔지 알 수 없는 페이지 수십 개, 프로젝트가 끝났는데도 그대로 남아있는 문서, "임시", "복사본", "복사본의 복사본" 같은 제목들. 파일 탐색기였다면 폴더를 통째로 압축해서 백업 드라이브에 던져두면 그만이었지만, 노션은 팀 전체가 실시간으로 들여다보는 공용 공간이라 그렇게 할 수 없습니다. 이 글에서는 쓰지 않는 페이지를 안전하게 정리하는 절차와, 애초에 사이드바가 다시 어지러워지지 않도록 페이지를 이동시키는 규칙을 다룹니다.
Before / After
Before (파일 서버 방식)
\\사내서버\공유\기획팀\2025_프로젝트\종료_프로젝트_백업\Q2_런칭_최종본_진짜최종.docx
담당자가 바뀔 때마다 "어디에 백업해뒀는지"를 구두로 인수인계해야 하고, 폴더 이름에 "최종", "진짜최종"이 반복해서 붙습니다. 몇 달 뒤엔 이 파일이 최신본인지조차 아무도 확신하지 못합니다.
After (노션 구조)
프로젝트 페이지는 삭제하지 않고 워크스페이스 안의 지정된 Archive 팀스페이스로 "이동"만 시킵니다. 원본 URL과 페이지 안의 모든 링크·멘션·백링크가 그대로 유지되기 때문에, 다른 페이지에서 이 프로젝트를 참조하고 있었더라도 깨지지 않습니다. "최종본"이라는 별도 사본을 만들 필요 자체가 없습니다.
미니 사례
마케팅팀에서 2025년 상반기 캠페인 페이지 12개가 팀스페이스 사이드바를 가득 채우고 있었습니다. 담당자는 각 페이지를 하나씩 열어 삭제 여부를 고민하는 대신, 상반기 캠페인 상위 페이지 1개만 다중 선택해 워크스페이스 최상단에 만든 "📦 Archive" 팀스페이스로 통째로 이동시켰습니다. 하위 페이지 12개는 부모를 따라 함께 이동했고, 팀스페이스 사이드바에는 진행 중인 하반기 캠페인만 남았습니다. 이후 누군가 상반기 데이터를 다시 참조해야 할 때는 Archive 팀스페이스에서 검색 한 번으로 찾을 수 있었습니다.
Step-by-Step: 안 쓰는 페이지 정리하기
- 먼저 이 페이지가 정말 안 쓰이는지 확인합니다. 페이지 우측 상단의
•••아이콘을 클릭하고 Updates & analytics를 선택하면 조회수(Views), 순 방문자 수(Unique viewers), 마지막 수정일을 확인할 수 있는 Analytics 탭이 열립니다. - 💡 팁: 최근 90일간 조회수가 0에 가깝고 마지막 수정일도 오래됐다면 아카이빙 후보로 우선순위를 매기세요. 감으로 판단하지 말고 이 데이터를 먼저 보는 습관을 들이면 나중에 "이거 아직 쓰는 페이지인데 왜 옮겼냐"는 항의를 줄일 수 있습니다.
- 여러 페이지를 한 번에 정리하려면 다중 선택을 사용합니다. 사이드바에서 첫 페이지를 클릭한 뒤,
Shift를 누른 채 마지막 페이지를 클릭하면 연속된 범위가 한 번에 선택됩니다. 떨어진 페이지 여러 개를 고르고 싶다면Cmd(Mac) 또는Ctrl(Windows)을 누른 채 하나씩 클릭합니다. - 💡 팁: 페이지 본문 안에서도 여러 블록을 드래그하거나
Cmd/Ctrl+Shift+클릭으로 범위를 잡으면 같은 다중 선택 툴바가 나타나 페이지 단위가 아니라 블록 단위로도 정리할 수 있습니다.
- 다중 선택 상태에서 나타나는 하단(또는 우클릭) 툴바에서
•••아이콘을 클릭합니다. "Move to", "Delete", "Duplicate" 등의 옵션이 있는 메뉴가 열립니다.
- "Move to"를 클릭하고 검색창에 목적지 팀스페이스 이름(예: "Archive")을 입력한 뒤 선택합니다. 선택했던 페이지들이 하위 페이지 구조를 그대로 유지한 채 통째로 이동합니다.
- ⚠️ 주의: 이동 대상 팀스페이스에 접근 권한이 없는 멤버가 있다면, 이동 직후 해당 팀스페이스의 멤버 목록에 필요한 사람을 추가해야 접근이 끊기지 않습니다.
- 정말로 완전히 삭제해야 하는 페이지(예: 잘못 만든 중복 페이지)만 별도로 선택해 "Delete"를 클릭합니다. 삭제된 페이지는 워크스페이스 좌측 하단 Trash로 이동하며, 기본적으로 30일이 지나면 자동으로 완전히 삭제됩니다.
- 💡 팁: 실수로 지운 페이지는 Trash를 열어 검색한 뒤 페이지 우클릭 → Restore로 30일 이내에는 언제든 복구할 수 있습니다.
Step-by-Step: 애초에 어지러워지지 않게 페이지 이동 규칙 세우기
- 팀스페이스 최상단(또는 전용 팀스페이스)에 "📦 Archive"라는 고정 위치를 만듭니다. 사이드바에서 팀스페이스 이름 옆
+를 눌러 새 팀스페이스를 만들거나, 기존 팀스페이스 안에 최상위 페이지로 "📦 Archive"를 하나 만들어 고정합니다.
- 팀 내에 "프로젝트/캠페인 종료 시 담당자가 직접 Archive로 이동시킨다"는 규칙을 문서화합니다. 이 규칙 자체도 하나의 노션 페이지(예: "팀 운영 규칙")에 적어 Wiki에 고정해 두면, 신규 입사자도 온보딩 과정에서 자연스럽게 습득합니다.
- 분기마다 한 번씩 워크스페이스 전체를 점검하는 담당자(로테이션 가능)를 지정합니다. 이 담당자는 Step 1의 Analytics를 활용해 조회수가 낮은 페이지 목록을 뽑아 각 팀에 "이거 아직 쓰나요?" 확인 메시지를 보내고, 답이 없으면 Archive로 이동시킵니다.
초기 사용자가 흔히 하는 실수 2가지
실수 1: 안 쓰는 페이지를 무조건 삭제(Delete)부터 한다
파일 탐색기에 익숙한 사용자는 "안 쓰면 지운다"는 습관이 몸에 배어 있어서, 나중에 참고할 수도 있는 프로젝트 페이지까지 바로 Delete를 눌러버리는 경우가 많습니다. 문제는 Trash에 30일 이상 머무르면 복구가 불가능하고, 그 사이 다른 팀원이 실수를 알아채지 못하면 영구 손실로 이어진다는 점입니다.
→ 방지법: "정말 다시 볼 일이 없는가?"가 100% 확신될 때만 Delete를 쓰고, 조금이라도 애매하면 Archive 팀스페이스로 "Move to"만 하세요. Archive에 있어도 사이드바가 어지러워지는 문제는 동일하게 해결되면서, 검색으로는 언제든 다시 찾을 수 있습니다.
실수 2: 페이지를 이동시키면 다른 곳에 걸린 링크가 깨질 거라고 오해해 이동을 미룬다
파일 시스템에서 폴더를 옮기면 상대 경로 링크가 깨지는 경험 때문에, 노션에서도 페이지를 이동시키면 다른 페이지에서 걸어둔 링크나 데이터베이스 Relation이 끊어질 거라고 걱정해 정리를 미루는 경우가 많습니다.
→ 방지법: 노션의 링크와 멘션(
@로 연결한 페이지, Relation 속성 등)은 페이지의 고유 ID를 기준으로 동작하기 때문에 "Move to"로 워크스페이스 내 다른 위치로 옮겨도 깨지지 않습니다. 이 사실을 먼저 팀에 공유하면 정리 작업에 대한 심리적 저항이 크게 줄어듭니다. (단, 다른 워크스페이스로 완전히 이전하는 경우는 별개이며 이때는 별도 안내가 필요합니다.)심화/응용: 팀 규모별 적용 팁과 예외 상황
- 소규모 팀(10명 이하): Archive를 별도 팀스페이스로 만들 필요 없이, 기존 팀스페이스 안 최상위에 "📦 Archive" 페이지 하나만 두고 그 밑에 하위 페이지로 쌓아도 충분합니다.
- 여러 팀스페이스를 쓰는 조직: 팀스페이스마다 개별 Archive를 두면 나중에 회사 전체 기록을 찾기 어려워지므로, 워크스페이스 전체가 공유하는 "전사 Archive" 팀스페이스 하나로 통일하고, 하위 페이지를 원래 팀 이름으로 분류하는 방식을 권장합니다.
- Enterprise 플랜 사용 조직:
설정(Settings) → Analytics에서 워크스페이스 전체의 Content 탭을 열면, 개별 페이지 단위가 아니라 워크스페이스 전체 기준으로 조회수·편집 빈도가 낮은 콘텐츠를 한눈에 파악할 수 있습니다. 분기별 정리 담당자가 이 화면을 기준으로 후보 목록을 뽑으면 페이지를 일일이 열어보지 않아도 됩니다.
- 자주 나오는 예외: 완전히 끝난 프로젝트인데 특정 하위 페이지(예: 계약서, 예산 최종 승인 문서)만 현재도 다른 팀이 참조 중인 경우 — 이때는 프로젝트 전체를 옮기기 전에 해당 하위 페이지만 먼저 "Move to"로 살아있는 상위 문서(예: "계약서 모음") 밑으로 이동시킨 뒤, 나머지 프로젝트 구조를 Archive로 옮기세요. 무작정 통째로 옮기면 참조 중이던 팀이 문서를 찾지 못해 혼란이 생깁니다.
핵심 요약
- 페이지 우측 상단
•••→ Updates & analytics로 조회수·마지막 수정일을 먼저 확인한다
- 사이드바에서
Shift/Cmd(Ctrl)+ 클릭으로 여러 페이지를 다중 선택한다
- 다중 선택 툴바의
•••→ Move to로 "📦 Archive" 팀스페이스로 이동시킨다 (링크·멘션은 깨지지 않는다)
- 완전 삭제가 확실할 때만 Delete를 쓰고, Trash에서는 30일 안에 Restore로 복구 가능하다
- 분기별 점검 담당자를 지정하고, Enterprise 플랜이라면 Settings → Analytics → Content 탭을 활용한다